Khi công ty cấm nhân viên dùng email

Clarge Burge nghĩ rằng cô quản lý hộp điện thư của mình rất tốt cho đến một ngày cô trở về sau một chuyến đi Ma-rốc 10 ngày vào năm 2001 và nhìn thấy đến 10.000 email mới trong hộp thư. Niềm vui sau kỳ nghỉ đã bị chôn vùi dưới áp lực và Burge thậm chí còn tự hỏi tại sao cô ấy lại lên đường đi nghỉ.

Quyết định táo bạo

Sau đó trong một khoảnh khắc nổi điên lên như chính Burge nhớ lại, cô ấy đã có một quyết định táo bạo là không dùng email trong vòng một năm. Cô ấy để thư trả lời tự động trong hộp thư cá nhân và hộp thư công việc và yêu cầu mọi người gọi điện cho cô thay vì gửi email. Đối với Burge đó là khoảnh khắc thay đổi cuộc đời.

“Email là một công cụ rất ích kỷ,” Burge, người hiện điều hành một công ty tư vấn có trụ sở ở Dublin có tên gọi là Get Organised, nói, “Người ta cứ bỏ email vào hộp thư của nhau mà không cần biết họ có quan tâm đến cảm giác của người nhận hay không.” Kết quả là bạn trở thành nô lệ của hộp thư của mình và cứ kiểm tra hộp thư từ sáng cho đến khi đi ngủ.

Phần lớn nhân viên văn phòng cũng cảm thấy sự ức chế cũng như của Burge khi mà phải giải quyết email liên tục cả ngày lẫn đêm. Điện thư cũng có thể ảnh hưởng đến lợi ích cuối cùng của công ty với việc làm cho nhân viên xao lãng khỏi những công việc chính để giải quyết những email không quan trọng. Một nhà nghiên cứu đã ước tính rằng mất 64 giây để quay lại làm việc sau khi xem một thư điện tử và các nghiên cứu khác cho thấy thời gian bị mất có thể lên đến nhiều tiếng đồng hồ.

Do ảnh hưởng của nó đối với hiệu quả công việc và sức khỏe nhân viên, điện thư đã được quan tâm trong chính sách của các công ty trên toàn thế giới. Trong cùng năm mà Burge ra quyết định bước ngoặt đó, ông Thierry Breton, giám đốc điều hành của công ty công nghệ thông tin Atos, đã thông báo cấm thư điện tử trong nội bộ công ty gồm 80.000 nhân viên.

Tác dụng ngược

Kể từ đó lệnh cấm email ngày càng trở nên được ưa chuộng đối với các công ty để giúp nhân viên của họ duy trì cân bằng giữa công việc và cuộc sống và củng cố năng suất làm việc. Tuy nhiên, lệnh cấm này có thể dẫn đến tác dụng ngược, ông Jim Harter, khoa học gia nghiên cứu về cách quản lý nơi làm việc của công ty nghiên cứu Gallup, cảnh báo.

“Nhìn bên ngoài thì có vẻ như là đây là điều đúng đắn,” ông Harter nói, “Nhưng các công ty phải nhìn vào nguyên nhân gốc rễ: đâu là điều khiến cho các nhân viên bị căng thẳng.” Ông chỉ ra rằng những công ty đưa ra lệnh cấm email sau giờ làm việc có thể gây khó khăn cho những nhân viên làm việc hiệu quả vốn muốn làm việc theo thời gian linh động hơn.

Ở Đức một số nhà sản xuất ô-tô đã thông báo các chính sách hạn chế email. Một nhà báo của tờ New York Times đã viết bài về những công cụ mà ông dùng trao đổi với biên tập viên về việc thay cho email. Ngay cả Halton Housing Trust, một quỹ nhà phi lợi nhuận của Anh, vốn quản lý hàng ngàn căn nhà, cũng hạn chế điện thư.

Tại công ty Van Meter, một nhà phân phối thiết bị điện tử ở Cedar Rapids, Iowa, Hoa Kỳ, áp dụng vấn đề email sau giờ làm việc là một phần của chính sách cải thiện văn hóa công ty. Khoảng 10 năm trước đây, công ty này đã bắt đầu áp dụng những chính sách nhằm cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cho nhân viên.

Lura McBride, giám đốc quản lý của công ty có 400 nhân viên này nói mặc dù lãnh đạo nói với nhân viên anh muốn họ có sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống nhưng trừ phi anh có một số cách làm nhanh và chắc chắc để giải quyết vấn đề nếu không thì anh ‘chỉ nói suông’ mà thôi.

Đối với McBride, khoảnh khắc đã khiến bà thay đổi là khi bà nhận ra bà đã có thói quen khóa cửa xe khi lái xe vào nhà vào buổi tối để làm cho xong công việc trong khi bốn đứa con của bà gõ lên cửa xe.

Tìm cách thay thế

McBride đã đến gặp lãnh đạo cấp cao ở công ty Van Meter và đề nghị họ dừng gửi email nội bộ và gọi điện thoại trong những ngày nghỉ cũng như sau 17h và trước 7h những ngày làm việc. McBride nói chính sách đó là để tôn trọng giờ giấc của người khác thay vì tập trung vào vấn đề email. Suy cho cùng thì nếu người ta nghe thấy tiếng thư mới đến trong hộp thư họ thấy họ buộc phải xem nó có quan trọng không.

“Ở nơi tôi làm việc trước đây, một số người xem việc họ gửi điện thư vào nửa đêm là vinh hạnh lắm,” bà nói.

Theo thời gian thì chính sách này đã thấm dần và trở thành một phần trong kế hoạch phát triển của nhân viên. Giờ đây thì công ty thậm chí còn không cho nhân viên gửi email trong kỳ nghỉ. McBride cho biết bà và các nhân viên khác vẫn làm việc vào buổi tối nhưng khi có việc phải viết email thì bà chờ đến sáng hôm sau mới gửi trừ phi đó là vấn đề quan trọng về mặt thời gian hay giải quyết vấn đề của khách hàng.

Về phần Burge, cô nhận ra rằng muốn bỏ email thành công, các công ty cần phải tìm ra phương cách liên lạc thay thế. Khi cô muốn từ bỏ email lần đầu tiên hồi năm 2012, cô không thành công bởi vì những công nghệ làm việc chung khác như Slack, một phần mềm nhắn tin văn phòng, vẫn chưa được xây dựng.

“Vào lúc đó tôi vẫn nghĩ rằng chúng ta sẽ không thể nào hoạt động mà không có email,” cô nói, “Giờ đây các phương tiện thông tin khác đã phát triển và có tính năng tốt hơn cả email.”

Cấm email trong bước đầu tiên thì dễ, ông Lee Mallon, người sáng lập công ty Rarely Impossible, một công ty IT có trụ sở ở Anh, nói. Ông đã đưa ra quyết định này sau khi câu chuyện của Burge. “Tôi đã phải kiểm tra điện thoại 150 lần một ngày để xem điện thư,” ông nói, “Điện thư đã trở thành sự xao lãng và sự bực mình quá mức.”

Cảm thấy nhẹ nhõm

Khi ông đến văn phòng vào một ngày cuối năm 2014 để thông báo chính sách cấm email mà không có cảnh báo trước, các nhân viên của ông đều cảm thấy nhẹ nhõm, ông nói. Ông yêu cầu nhân viên nào vi phạm quy định này sẽ phải làm việc tại một chiếc bàn trống. Ông là người duy nhất phải ngồi ở chiếc bàn đó chủ yếu là để chuyển email từ khách hàng đến các nhân viên.

Mallon nói thách thức lớn nhất trong việc bỏ email là chuyển sang các phương tiện liên lạc khác có chức năng tốt hơn trong việc giao việc hay chia sẻ tài liệu.

Bởi vì cơ quan của ông nhỏ, đa số những vấn đề khẩn cấp nhất mà trước đây được truyền đạt qua email bây giờ được các nhân viên nói chuyện trực tiếp với nhau hay là một cuộc gọi hay nhắn tin nhanh. Các nhân viên giờ đây đã dùng Skype, Dropbox và Slack để làm việc và chia sẻ thông tin.

“Công ty của chúng tôi giao tiếp tốt hơn,” ông Mallon nói. Ông cho biết họ đã tiết kiệm khoảng 20% thời gian làm việc sau khi bỏ email. “Giờ đây mọi vấn đề được giải quyết ngay lập tức,” ông nói.

Renuka Rayasam